1С:Аренда и управление недвижимостью

Одним из наиболее результативных способов повышения эффективности управления объектами недвижимости является снижение издержек в операциях по документообороту, автоматизация процессов оказания услуг аренды и процессов эксплуатации объектов. Это позволяет компании снизить время обычных рутинных операций по оформлению документов, ориентировать специалистов по аренде и эксплуатации на более важную работу, сократить сроки заключения договоров и дополнительных соглашений, оптимизировать механизмы контроля начисления и оплаты арендных площадей, усовершенствовать систему эксплуатации объектов, сделать процесс управления недвижимостью прозрачным и управляемым.

Продукт содержит набор подсистем, которые в совокупности обеспечивают комплексное управление объектами недвижимости, включая решение задач бухгалтерского, управленческого, юридического и административного учета:

Ведение реестра объектов недвижимости, интеграция с графическими планами размещения, автоматическая генерация объектов в информационной базе на основе плана размещения;
Учет первичных документов по договорам аренды, использование произвольных шаблонов в формате Microsoft ® Word ® для печати документов, формирование графической отчетности по площадям;
Управление расчетами с арендаторами, автоматическое формирование документов по начислению платежей, разделение услуг на постоянные и тарифицируемые;
Управление эксплуатацией объектов недвижимости: обеспечение процессов по обслуживанию, плановому и текущему ремонту объектов недвижимости, обработке заявок на обслуживание.

Далее представлено описание возможностей каждой из подсистем.

Управление реестром объектов недвижимости

Ведение иерархического справочника объектов недвижимости с широким набором характеристик и возможностью добавления произвольных характеристик; все введенные характеристики в дальнейшем могут использоваться для группировок и отборов в отчетах;
Простота загрузки планировок объектов с помощью сканера (например, на основе плана БТИ);
Автоматическое создание объектов недвижимости в базе данных на основе графических планов размещения;
Оперативный просмотр размещения объекта на плане;
Регистрация произвольных статусов объектов недвижимости на заданный период - свободен, в резерве, на ремонте, арендуется и т.п.;
Формирование реестра объектов недвижимости с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам;
Формирование графической отчетности с цветовым выделением объектов недвижимости в зависимости от статуса и возможностью произвольного отбора (по свободным площадям, по площадям в ремонте, резерве и т.п.);
Возможность привязки объектов недвижимости к ценовым категориям, регистрация цен на услуги с привязкой к ценовым категориям, хранение истории цен.

Управление договорами аренды

Учет первичных документов по договорам аренды (Заключение договора аренды, Дополнительное соглашение, Расторжение договора аренды, Акт приема-передачи арендуемых помещений, Акт приема-возврата арендуемых помещений);
Возможность разделять арендную плату на постоянную (аренда помещений) и переменную (тарифицируемые услуги) части;
Гибкое управление способами начисления, ставками и тарифами на услуги, хранение истории изменения ставок и тарифов;
Использование произвольных шаблонов на основе Microsoft ® Word ® для печати первичных документов;
Печать графических планов с выделением сдаваемых в аренду объектов в качестве приложений к договорам;
Хранение списка телефонных номеров и их привязка к договорам арендаторов;
Возможность многократного изменения ставок на услуги в пределах одного договора;
Возможность учета аренды "с перерывами";
Использование в договорах специальных курсов валют (валютный коридор, курс ЦБ плюс заданный процент, фиксированный курс);
Возможность управления договорами субаренды;
Формирование графической отчетности, содержащей планы размещения объектов, с цветовым выделением объектов в зависимости от их статуса и отображением необходимой информации по арендаторам;
Проверка занятости и контроль превышения общей площади объекта при создании нового договора аренды;
Возможность сдавать один объект в аренду нескольким арендаторам;
Групповая пролонгация и расторжение договоров аренды с возможностью отбора по заданным характеристикам;
Формирование реестра договоров аренды с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам.

Управление взаиморасчетами по аренде

Гибкая настройка детализации взаиморасчетов с арендаторами: по договорам, периодам оплаты, объектам, услугам, счетам;
Автоматический расчет арендной платы в соответствии со способами начисления, валютой и ставками, заданными в договоре;
Расчет аренды за неполный период. Возможность расчета как по фактическому количеству дней в указанном периоде, так и на основании "среднего месяца";
Расчет оплаты за тарифицируемые услуги с учетом показаний счетчиков, возможность распределения показаний счетчика по нескольким объектам либо арендаторам;
Расчет оплаты за телефон с учетом номеров, числящихся по договору контрагента;
Учет залоговых (депозитных) платежей;
Расчет суммы пеней по различным алгоритмам;
Ведение расчетов с собственниками объектов недвижимости по агентской схеме;
Пакетное формирование и печать документов по начислению арендной платы с возможностью отбора по различным критериям;
Отчетность по взаиморасчетам с арендаторами с расшифровкой по документам, периодам, услугам и объектам аренды;
Возможность печати документов по аренде (счетов, актов и счетов-фактур) как в сводной форме, так и с детализацией по объектам и/или услугам;
Отчет об эффективности использования площадей с расчетом коэффициента полезного использования и величины финансовых потерь от простоя объектов;
Анализ продаж с необходимой детализацией и группировкой данных;
Планирование платежей по аренде, проведение план-фактного анализа.

Управление эксплуатацией объектов недвижимости

Планирование мероприятий по техническому обслуживанию объектов недвижимости (плановый и текущий ремонт, регламентные работы и т.п.)
Оформление и контроль заявок на обслуживание;
Хранение смет по материалам и работам на проведение мероприятий по техническому обслуживанию;
Учет фактических затрат на эксплуатацию;
Учет услуг подрядных организаций по выполнению техобслуживания;
Ведение истории мероприятий по техобслуживанию;
Планирование и проведение план-фактного анализа затрат на эксплуатацию.

Отправка отчетности через Интернет

В это приложение встроен функционал для работы с сервисом "1С-Отчетность", который позволяет отправлять регламентированную отчетность в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и Росалкогольрегулирование через Интернет непосредственно из программ 1С:Предприятия без переключения на другие приложения и повторного заполнения форм.

Кроме сдачи электронной отчетности, сервис "1С-Отчетность" поддерживает:

Неформализованную переписку с ФНС, ПФР и Росстат;
Сверки с налоговой (запросы ИОН);
Сверки с ПФР (запросы ИОС);
Отправку реестров больничных листов в ФСС;
Получение требований и уведомлений;
Отправку электронных документов в ответ на требования ФНС;
Получение выписок ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
Возможность формирования пакетов с отчетностью в формате для банков и прочих получателей;
Ретроконверсию (процесс перевода ПФР бумажного архива в электронный вид;
Отправку уведомлений о контролируемых сделках;
Онлайн-проверку регламентированных отчетов